Datenschutzerklärung
Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten in GemeindeCockpit verarbeitet werden, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange. Sie gilt für die Verwaltung (Web-Oberfläche), die Außendienst-Anwendung am Handy und das öffentliche Formular „Bürgermeldung“.
1. Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die jeweilige Gemeinde, die GemeindeCockpit einsetzt. Sie entscheidet über Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Die Kontaktdaten Ihrer Gemeinde und gegebenenfalls deren Datenschutzbeauftragte entnehmen Sie der Website der Gemeinde; bei einer Bürgermeldung ist die Gemeinde genannt, an die Sie melden.
Technischer Betreiber (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO) ist:
Markus Kreutzer e.U., Tauplitz Nr. 336, 8982 Bad Mitterndorf, office@kreutzer-it.at.
Der Betreiber verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung der Gemeinde und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
2. Welche Daten verarbeitet werden
2.1 Konten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Die Gemeinde legt die Konten an. Gespeichert werden, soweit von der Gemeinde eingetragen:
- Vorname, Nachname, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als nicht rückrechenbarer Hash)
- Telefon dienstlich, Mobiltelefon, Personalnummer, Funktion bzw. Position
- Eintrittsdatum, Geburtsdatum, Wohnadresse (Straße, PLZ, Ort)
- Notfallkontakt (Name und Telefonnummer)
- Führerscheinklassen, Qualifikationen samt Gültigkeitsdatum, interne Notizen der Verwaltung
- Profilfoto, sofern die Verwaltung eines hinterlegt
- Rolle und Zugehörigkeit zu Gemeinde, Abteilungen und Arbeitsgruppen; Status aktiv oder inaktiv
- Schlüssel für die Zwei-Faktor-Anmeldung und Wiederherstellungscodes (verschlüsselt gespeichert)
- persönliche Einstellungen der Anwendung (Anzeigegröße, bevorzugter Kartenstil)
Die Angabe von Geburtsdatum, Adresse, Notfallkontakt und Qualifikationen ist für die Nutzung der Anwendung nicht zwingend erforderlich; ob diese Felder befüllt werden, entscheidet die Gemeinde als Verantwortliche.
2.2 Anmeldung und Nutzung
- Sitzungen: Zu jeder Anmeldung werden Benutzerkennung, IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent) und Zeitpunkt der letzten Aktivität gespeichert, damit die Anmeldung bestehen bleibt und fremde Sitzungen erkennbar sind.
- Änderungsprotokoll: Wer wann welchen Datensatz angelegt oder geändert hat, wird mit den geänderten Feldern protokolliert (Tickets, Anlagen, Zustandsänderungen, Bürgermeldungen).
- Benachrichtigungen: Hinweise innerhalb der Anwendung und per E-Mail, etwa bei einer Zuweisung.
- Fehlerprotokolle: Bei technischen Fehlern schreibt die Anwendung Protokolldateien mit technischen Angaben zum Zeitpunkt des Fehlers.
2.3 Arbeitsdaten
- Tickets und Aufgaben: Titel, Beschreibung, Priorität, Fälligkeit, Status, Zuweisung an Person, Abteilung oder Arbeitsgruppe, Kommentare, Erledigungsvermerk
- Anlagen: Bezeichnung, Typ, Inventarnummer, Standort (Koordinaten und Adresse), Zustand samt Begründung von Änderungen
- Kontrollrunden und Prüfungen: Checklistenergebnisse, Mängel, Bemerkungen, prüfende Person, Zeitpunkt sowie das daraus erzeugte PDF-Protokoll
Diese Daten sind mit der jeweils handelnden Person verknüpft und damit personenbezogen.
2.4 Fotos
Fotos dokumentieren Anlagen, Schäden und erledigte Arbeiten. Vor dem Hochladen verkleinert die Anwendung jedes Bild im Browser auf maximal 1920 Pixel Kantenlänge und rechnet es neu; eingebettete Zusatzinformationen der Kamera (EXIF-Daten wie GPS-Koordinaten oder Gerätetyp) gehen dabei in aller Regel verloren. Bei Bildformaten, die der Browser nicht umrechnen kann, sowie bei Uploads über die Verwaltungsoberfläche können solche Zusatzinformationen erhalten bleiben. In den Formularen wird darauf hingewiesen, keine Personen und keine Kfz-Kennzeichen zu fotografieren. Versehentlich aufgenommene Personen werden auf Hinweis entfernt.
2.5 Standortdaten
Die Position wird ausschließlich dann verarbeitet, wenn Sie aktiv eine Meldung, eine Anlage oder eine Prüfung erfassen oder die Schaltfläche „Meine Position“ verwenden, und nur, wenn Sie die Standortfreigabe des Browsers erteilen. Es findet keine laufende Ortung von Personen oder Fahrzeugen statt; gespeichert wird der Ort des gemeldeten Objekts, nicht der Bewegungsverlauf einer Person.
2.6 Bürgermeldungen (öffentliches Formular)
- Immer: Kategorie, Beschreibung des Schadens, Ort (Koordinaten bzw. Adresse), optional Fotos, Kennzeichnung als dringend, Zeitpunkt der Meldung.
- Freiwillig: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer für Rückfragen und Rückmeldungen. Ohne diese Angaben können Sie anonym melden; eine Rückmeldung ist dann nicht möglich.
- Missbrauchsschutz: Zur Begrenzung der Anzahl von Meldungen wird Ihre IP-Adresse für höchstens eine Stunde gespeichert und danach automatisch gelöscht. Zusätzlich prüft das Formular ein für Menschen unsichtbares Feld und die Ausfülldauer. Es werden keine Cookies zu Analysezwecken gesetzt.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Verarbeitung | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Anlagen, Prüfungen, Protokolle | Instandhaltung gemeindeeigener Infrastruktur, Nachweis der Verkehrssicherungspflicht (§ 1319a ABGB) | Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Aufgabe im öffentlichen Interesse), teils lit. c (rechtliche Verpflichtung) |
| Tickets, Zuweisungen, Arbeitsnachweise | Organisation der Arbeit, Nachvollziehbarkeit erledigter Aufträge | Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO; für Mitarbeitende zusätzlich lit. b (Dienstverhältnis) |
| Benutzerkonten und Rollen | Zugang, Berechtigungen, Kontakt im Dienstbetrieb | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. e DSGVO, § 11 DSG |
| Sitzungen, Änderungsprotokoll, Zwei-Faktor-Anmeldung | IT-Sicherheit, Schutz vor unbefugtem Zugriff, Nachvollziehbarkeit von Änderungen | Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb), Art. 32 DSGVO |
| Bürgermeldung: Inhalt, Ort, Fotos | Bearbeitung des gemeldeten Schadens | Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO |
| Bürgermeldung: Name, E-Mail, Telefon | Rückfragen und Rückmeldung zum Bearbeitungsstand | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, jederzeit widerrufbar) |
| IP-Adresse beim Absenden einer Meldung | Schutz vor automatisierten und missbräuchlichen Eingaben | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
4. Empfängerinnen und Empfänger
- Beschäftigte der Gemeinde, abgestuft nach Rolle: Der Außendienst sieht die ihm zugewiesenen Aufgaben, Anlagen und Meldungen; Kontaktdaten aus Bürgermeldungen sind nur der Verwaltung zugänglich.
- Technischer Betreiber (Markus Kreutzer e.U.) im Rahmen von Betrieb, Wartung und Fehlerbehebung.
- E-Mail-Versand: Benachrichtigungen und Rückmeldungen werden über den Mailserver unseres E-Mail-Dienstleisters versendet.
- Kartendarstellung: Die Kartenkacheln werden direkt von basemap.at (Verwaltung der österreichischen Länder und des Bundes) geladen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an diesen Dienst übertragen; der Betreiber hat darauf keinen Einfluss. Die Karte wird nur auf Seiten geladen, die eine Karte anzeigen.
- Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Daten werden nur dann an Behörden oder Gerichte übermittelt, wenn dazu eine rechtliche Verpflichtung besteht.
Speicherort: Die Anwendung, die Datenbank, die Fotos und die Sicherungen liegen auf eigener Server in Österreich. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.
5. Speicherdauer
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Benutzerkonten | für die Dauer der Zugangsberechtigung; danach Sperre. Auf Verlangen der Gemeinde werden Name und Kontaktdaten anonymisiert; Arbeitsnachweise bleiben dann ohne Personenbezug erhalten |
| Sitzungsdaten (inkl. IP-Adresse) | Ablauf 120 Minuten nach der letzten Aktivität, anschließend Löschung |
| Änderungsprotokoll | 3 Jahre |
| Tickets, Anlagen, Prüfungen und Protokolle | keine automatische Löschung; die Gemeinde legt die Aufbewahrung nach ihren Nachweispflichten fest (bei Verkehrssicherung üblicherweise mindestens zehn Jahre) |
| Inhalt von Bürgermeldungen | wie Tickets, siehe oben |
| Kontaktdaten aus Bürgermeldungen | 180 Tage nach Abschluss der Meldung, danach automatische Löschung |
| IP-Adresse zur Mengenbegrenzung | höchstens eine Stunde |
| Fehlerprotokolle der Anwendung | 14 Tage |
| Verbindungsprotokolle des vorgelagerten Webservers | längstens 14 Tage |
| Datensicherungen | 14 Tage; gelöschte Daten können bis dahin noch in einer Sicherung enthalten sein |
Gelöschte Datensätze werden zunächst nur ausgeblendet, damit versehentliche Löschungen rückgängig gemacht werden können, und auf Verlangen der Gemeinde endgültig entfernt.
6. Cookies und lokale Speicherung
Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet; eine Einwilligung ist dafür nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 nicht erforderlich. Es kommen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste zum Einsatz.
- Sitzungs-Cookie zur Wiedererkennung der Anmeldung (Laufzeit: Sitzung bzw. 120 Minuten Inaktivität)
- XSRF-Token zum Schutz vor gefälschten Formularanfragen
- Angemeldet bleiben, sofern Sie diese Möglichkeit bei der Anmeldung wählen
- Lokale Speicherung im Browser für Bedienkomfort, etwa den zuletzt gewählten Kartenstil. Diese Angaben verbleiben auf Ihrem Gerät und werden nicht an den Server übertragen.
Die Außendienst-Anwendung lässt sich als Web-App zum Startbildschirm hinzufügen. Dabei werden keine zusätzlichen personenbezogenen Daten verarbeitet; Inhalte werden nicht auf dem Gerät zwischengespeichert.
7. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die Anwendung wertet weder Arbeitsleistung noch Bewegungsprofile von Beschäftigten aus. Auswertungen beziehen sich auf Anlagen, Aufgaben und deren Bearbeitungsstand.
8. Sicherheit der Verarbeitung
- Übertragung ausschließlich verschlüsselt (HTTPS)
- Passwörter werden nur als Hash gespeichert; für Verwaltungszugänge ist die Zwei-Faktor-Anmeldung verpflichtend
- Rollen- und Gemeindetrennung: Jede Gemeinde sieht ausschließlich ihre eigenen Daten
- Fotos liegen in einem nicht öffentlichen Speicher und werden nur über zeitlich begrenzte Links ausgeliefert
- Änderungen werden protokolliert, abgeschlossene Prüfprotokolle sind technisch gegen nachträgliche Änderung gesichert
- tägliche verschlüsselte Datensicherung
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Haben Sie eine Einwilligung erteilt, etwa für Ihre Kontaktdaten in einer Bürgermeldung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Richten Sie Ihr Anliegen an die Gemeinde als verantwortliche Stelle. Sie können sich auch an den technischen Betreiber unter office@kreutzer-it.at wenden; dieser leitet Ihr Anliegen an die Gemeinde weiter.
Beschwerderecht: Sie können sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren:
Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien,
dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at
10. Pflicht zur Bereitstellung
Für Beschäftigte sind Name, dienstliche Kontaktdaten und Rolle erforderlich, um die Anwendung nutzen zu können; ohne diese Angaben ist kein Zugang möglich. Bei einer Bürgermeldung sind alle Angaben freiwillig, ohne Beschreibung und Ort kann die Meldung jedoch nicht bearbeitet werden.
11. Herkunft der Daten
Daten von Beschäftigten stammen von der Gemeinde als Dienstgeberin oder von den Beschäftigten selbst. Daten aus Bürgermeldungen stammen von den meldenden Personen. Weitere Quellen werden nicht herangezogen.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wird die Anwendung erweitert, passen wir diese Erklärung an. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
Ihre Gemeinde ergänzt diese Erklärung um ihre eigenen Angaben, insbesondere Anschrift, Kontakt und gegebenenfalls Datenschutzbeauftragte.